Regulamin świadczenia usług

§ 1. Postanowienia ogólne

1.1. Definicje

Użyte w Regulaminie pojęcia oznaczają:

• Usługodawca - Hack Illuminate, prowadzący działalność gospodarczą pod adresem: ul. Marszałkowska 126/134, 00-008 Warszawa, NIP: 1234567890
• Klient - osoba fizyczna, prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej, korzystająca z usług Usługodawcy
• Usługi - usługi doradztwa emerytalnego świadczone przez Usługodawcę
• Regulamin - niniejszy regulamin świadczenia usług

1.2. Zakres zastosowania

Regulamin określa zasady świadczenia usług doradztwa emerytalnego przez Usługodawcę oraz prawa i obowiązki stron umowy.

§ 2. Rodzaje świadczonych usług

2.1. Usługi podstawowe

Usługodawca świadczy następujące usługi:

• Doradztwo emerytalne - analiza sytuacji emerytalnej Klienta i opracowanie strategii
• Sporządzanie dokumentacji emerytalnej - przygotowanie wniosków i dokumentów wymaganych przez ZUS
• Potwierdzanie okresów pracy za granicą - pomoc w pozyskaniu i weryfikacji dokumentów zagranicznych
• Reprezentacja przed ZUS - działanie w imieniu Klienta w kontaktach z instytucjami
• Doradztwo w sprawach międzynarodowych - specjalistyczna pomoc w skomplikowanych przypadkach

2.2. Usługi dodatkowe

• Tłumaczenia dokumentów
• Pozyskiwanie dokumentów z zagranicy
• Reprezentacja w postępowaniach odwoławczych
• Konsultacje bieżące

§ 3. Zawieranie umowy

3.1. Tryb zawierania umowy

Umowa o świadczenie usług może być zawarta:

• W formie pisemnej w siedzibie Usługodawcy
• W formie elektronicznej po wcześniejszym kontakcie
• Telefonicznie z potwierdzeniem pisemnym

3.2. Warunki wstępne

Przed zawarciem umowy Usługodawca:

• Przeprowadza wstępną analizę sprawy
• Informuje o możliwościach realizacji
• Przedstawia preliminarz kosztów
• Określa orientacyjny czas realizacji

3.3. Treść umowy

Umowa określa w szczególności:

• Zakres świadczonych usług
• Wynagrodzenie i sposób płatności
• Terminy realizacji
• Obowiązki stron

§ 4. Obowiązki Usługodawcy

4.1. Świadczenie usług

Usługodawca zobowiązuje się:

• Świadczyć usługi zgodnie z aktualną wiedzą prawniczą i najlepszą praktyką
• Działać w najlepszym interesie Klienta
• Zachować poufność otrzymanych informacji
• Informować Klienta o postępach w sprawie
• Przestrzegać uzgodnionych terminów

4.2. Standardy jakości

Usługodawca gwarantuje:

• Profesjonalne przygotowanie merytoryczne zespołu
• Aktualną wiedzę o przepisach prawnych
• Indywidualne podejście do każdej sprawy
• Transparentność działań

§ 5. Obowiązki Klienta

5.1. Współpraca

Klient zobowiązuje się:

• Dostarczyć kompletne i prawdziwe informacje
• Przekazać wszystkie istotne dokumenty
• Współpracować w procesie gromadzenia dokumentacji
• Informować o wszelkich zmianach wpływających na sprawę
• Terminowo regulować należności

5.2. Dostarczanie dokumentów

Klient jest odpowiedzialny za:

• Kompletność dostarczonych dokumentów
• Prawdziwość zawartych w nich informacji
• Aktualizację danych w przypadku zmian
• Pokrycie kosztów pozyskania brakujących dokumentów

§ 6. Wynagrodzenie i płatności

6.1. Rodzaje wynagrodzenia

Wynagrodzenie może być ustalane jako:

• Ryczałt - za określony zakres usług
• Stawka godzinowa - za czas poświęcony na sprawę
• Wynagrodzenie mieszane - połączenie powyższych form
• Wynagrodzenie od rezultatu - w uzasadnionych przypadkach

6.2. Terminy płatności

• Zaliczka - przed rozpoczęciem prac
• Płatności etapowe - zgodnie z umową
• Rozliczenie końcowe - po zakończeniu usługi
• Termin płatności - 14 dni od wystawienia faktury

6.3. Koszty dodatkowe

Klient ponosi koszty:

• Opłat urzędowych i sądowych
• Tłumaczeń przysięgłych
• Pozyskiwania dokumentów z zagranicy
• Podróży służbowych (jeśli wymagane)

§ 7. Terminy realizacji

7.1. Ustalanie terminów

Terminy realizacji ustalane są:

• Indywidualnie dla każdej sprawy
• Z uwzględnieniem specyfiki przypadku
• W porozumieniu z Klientem
• Z zastrzeżeniem czynników zewnętrznych

7.2. Opóźnienia

Opóźnienia mogą być spowodowane:

• Brakiem współpracy ze strony Klienta
• Opóźnieniami instytucji zewnętrznych
• Koniecznością uzyskania dodatkowych dokumentów
• Zmianami przepisów prawnych

§ 8. Poufność

8.1. Tajemnica zawodowa

Usługodawca zobowiązuje się:

• Zachować tajemnicę zawodową
• Nie ujawniać informacji o Kliencie osobom trzecim
• Zabezpieczyć przekazane dokumenty
• Przestrzegać przepisów o ochronie danych osobowych

8.2. Wyjątki od poufności

Informacje mogą być ujawnione wyłącznie:

• Za zgodą Klienta
• Na żądanie uprawnionych organów
• W przypadkach przewidzianych prawem
• W zakresie niezbędnym do świadczenia usług

§ 9. Odpowiedzialność

9.1. Odpowiedzialność Usługodawcy

Usługodawca odpowiada za:

• Niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy
• Szkody wyrządzone z własnej winy
• Naruszenie poufności
• Działania członków zespołu

9.2. Ograniczenia odpowiedzialności

Usługodawca nie odpowiada za:

• Decyzje organów administracyjnych
• Zmiany przepisów prawnych
• Skutki nieprawdziwych informacji od Klienta
• Opóźnienia niezależnych instytucji

9.3. Ubezpieczenie

Usługodawca posiada ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej na sumę nie mniejszą niż 100.000 złotych.

§ 10. Rozwiązanie umowy

10.1. Sposoby rozwiązania

Umowa może być rozwiązana:

• Za porozumieniem stron
• Przez wypowiedzenie z zachowaniem okresu wypowiedzenia
• Przez odstąpienie w przypadkach przewidzianych prawem
• Z mocy prawa

10.2. Skutki rozwiązania

W przypadku rozwiązania umowy:

• Dokonuje się rozliczenia za wykonane usługi
• Usługodawca zwraca dokumenty Klienta
• Strony zachowują poufność
• Rozliczane są koszty poniesione

§ 11. Rozstrzyganie sporów

11.1. Polubowne rozwiązywanie

Strony zobowiązują się do próby polubownego rozwiązania sporów poprzez:

• Bezpośrednie negocjacje
• Mediację
• Inne formy ADR

11.2. Postępowanie sądowe

W przypadku braku porozumienia:

• Właściwy jest sąd dla siedziby Usługodawcy
• Stosuje się prawo polskie
• Strony mogą uzgodnić inną jurysdykcję

§ 12. Reklamacje

12.1. Składanie reklamacji

Reklamacje można składać:

• Pisemnie na adres siedziby
• Elektronicznie na adres email
• Telefonicznie z potwierdzeniem pisemnym

12.2. Rozpatrywanie reklamacji

Usługodawca rozpatruje reklamacje w terminie 14 dni roboczych od otrzymania.

§ 13. Postanowienia końcowe

13.1. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin powiadamiając Klientów co najmniej 30 dni wcześniej.

13.2. Przepisy stosowane

W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego oraz inne właściwe przepisy prawa polskiego.

13.3. Wejście w życie

Regulamin wchodzi w życie z dniem 25 czerwca 2025 roku.